세일즈포스 어드민 Global Picklist Value Set & Record Type

 

오늘 다루고자하는 내용은 Global Value Set과 Record Type 입니다. 이 내용은 트레일헤드에서 어드민 과정을 학습하시면 기본으로 배우는 내용입니다. 다만, 제 기억상으로 Record Type에 연동해서 Global Value Set을 설정했던 기억이 나지 않아 실무에 도움이 될거 같아 이번 포스트 주제로 선정하였습니다. Salesforce에서 사용되는 이름은 Global Value Set. 제가 실무에서 사용하는 Global Picklist 입니다. 업무 환경에 따라 위 두 용어를 혼용해서 쓸 수 있으니 참고만 하시기 바랍니다.

 

Global Value Sets 혹은 Global Picklist

웹 개발에서는 Dropdown이라는 이름이 세일즈포스에서는 Picklist라는 이름으로 사용되고 있습니다. Picklist가 어떻게 생겼고 어떻게 만드는지 다들 아실겁니다.

일반적인 Picklist 생성은 생성하고자 하는 오브젝트로 들어가 거기서 필드 생성을 통해 만들어줍니다. 이 과정을 통해 생성한 Picklist는 해당 오브젝트에서만 사용이되며 여기에 정의된 값들은 그 필드에서만 사용되는 특징이 있습니다.

하지만 여러분의 Org 전체 혹은 여러 오브젝트에서 공통적인 값을 공유하는 Picklist 값을 만들어야 하는 경우가 있습니다. 필드 생성할 때마다 매번 값을 입력해주고 하는건 불필요한 작업입니다. 이것을 해결하는게  Global Value Set 입니다. 참고로 모든 오브젝트에 사용할 수 있는 글로벌한 Picklist를 생성하는게 아니고 글로벌하게 사용할 수 있는 '값을 정의'하는 작업입니다.

 

Global Value Set 생성

오늘 만들 Global Value Set은 고객이 선호하는 연락 방법을 정의한 값 입니다.

 

Setup -> Picklist Value Sets -> New

 

 

Global Value Set을 사용할 오브젝트로 들어가 Picklist 필드를 생성해주어야 합니다.

오늘 작업은 Account에서 진행하겠습니다.

 

완성된 모습

Record Type

레코드 타입이란 특정 하나의 오브젝트를 대상으로 비즈니스 프로세스에 따른 구분 필요에 의해 레이아웃, Picklist 값들을 그룹화하는 작업이라고 생각하시면 됩니다.

 

- 레코드 타입을 통해 불필요한 오브젝트 생성을 할 필요가 없습니다.

- 레코드 타입에 따라 접근 가능한 프로필을 설정하여 외부용과 내부용으로 구분하여 사용할 수 있습니다.

- 레코드 타입에 따라 Picklist 값을 미세하게 조정할 수 있습니다.

 

예시)

1. Resume의 오브젝트가 있는데 Applicant와 HR Manager라는 레코드 타입을 만들어 같은 오브젝트라도 보여지는 필드와 접근할 수 있는 제어할 수 있습니다.

2. 고객 정보 혹은 거래처 정보를 담는 Account에 Client와 Partner로 구분하여 활용할 수 있습니다.

 

오늘 여기서 예시 2번을 가지고 레코드 타입을 생성 해보겠습니다.

오늘 작업에서는 무난하게 Account Layout을 선택합니다.

이후 포스트에서 레코드 타입 별 Layout을 설정하도록 하겠습니다.

 

 

레코드 타입을 설정하게 되면 앞으로 해당 오브젝트에서 새롭게 레코드를 생성하는 경우 위 같은 창이 뜹니다.

 

 

Record Type에 따른 Global Value Set 설정

위에서 정의한 Global Value Set의 값들은 Email, Text, Call, Teams, Visit 이렇게 되어 있습니다. 하지만 일반적으로 Teams나 Visit은 Client에게는 필요한 값이라고 보여지지는 않습니다 (비즈니스 상황에 따라 다릅니다).

Client Record Type 수정

다시 Record Types -> Client를 선택합시다.

Teams와 Visit를 왼쪽으로 옮겨줍시다.

이제 Client 레코드 타입의 Contact Channel은 더이상 Teams와 Visit을 보여주지 않습니다.